Abrapa transforma processos de auditoria com tecnologia desenvolvida junto às estaduais

Uma prancheta, formulários impressos e um checklist com cerca de 200 questões começam a dar lugar ao celular ou tablet. A Associação Brasileira dos Produtores de Algodão (Abrapa) avança na digitalização de seus processos com a implementação de um novo aplicativo para as atividades de diagnóstico e auditoria relacionadas às certificações ABR e ABR-UBA.

A ferramenta permite, com autorização prévia, que informações e evidências sejam registradas diretamente em campo. Pelo aplicativo, o auditor pode responder ao checklist, incluir observações por áudio, registrar fotos e vídeos e anexar evidências. Etapas que antes dependiam de papel, planilhas e posterior inserção das informações em sistemas passam a integrar um único fluxo digital, por meio da Web e do aplicativo.

A mudança reduz etapas intermediárias e permite que resultados e eventuais não conformidades sejam acompanhados com maior rapidez, ampliando também a segurança e a confiabilidade das informações. Para o presidente da Abrapa, Gustavo Piccoli, o aplicativo representa um passo importante na estratégia de modernização dos sistemas utilizados pela entidade e pelas associações estaduais.

“Quando investimos em tecnologia, buscamos tornar os processos mais eficientes, seguros e conectados à realidade de quem está na ponta. Esse aplicativo é resultado de uma construção conjunta com as nossas associações estaduais e mostra o caminho que queremos seguir: usar a inovação para fortalecer a atuação das estaduais, facilitar o trabalho das equipes e gerar cada vez mais valor para os produtores”, afirma Piccoli.

Construção conjunta

Antes do desenvolvimento da ferramenta, a equipe de tecnologia da Abrapa realizou reuniões, workshops e visitas a campo para ouvir as associações estaduais e compreender as diferentes realidades das regiões produtoras. A solução foi desenvolvida para atender às normas e regras dos programas e às diretrizes das normas ISO que os norteiam e, ao mesmo tempo, adaptar-se às particularidades operacionais de cada estado e associação.

“Tecnologia não desenvolve apenas software. Entrega experiência. E, para entregar uma boa experiência, precisamos conhecer o negócio de ponta a ponta, entender a realidade de quem vai utilizar a ferramenta e construir a solução junto com esse usuário”, explica a gerente de Tecnologia e Produtos da Abrapa, Michely Maia.

Mato Grosso e Bahia estão entre os estados que participam das primeiras etapas de implementação e validação em campo. As atividades seguem o cronograma e a realidade de cada associação estadual e incluem treinamentos, acompanhamento dos usuários e ajustes na ferramenta.

Na Associação Mato-grossense dos Produtores de Algodão (Ampa), que participou da construção e dos testes da solução, a mudança já permite comparar o novo fluxo com o processo anteriormente realizado de forma manual.

“Antes, o auditor fazia o trabalho em campo e depois ainda precisava inserir os dados em planilhas para que as informações seguissem para as outras etapas. Além de mais demorado e cansativo para as equipes, mais pessoas manuseavam esses dados, maior era a possibilidade de erro. Nossa contribuição foi levar essa experiência de campo para a construção de uma ferramenta que trouxesse mais agilidade, segurança e qualidade ao processo”, explica a coordenadora socioambiental da Ampa, Marlene Rodrigues.

Com a digitalização, as informações geradas durante a auditoria e o Plano de Correção de Não Conformidades (PCNC), quando necessário, passam a integrar a plataforma. Marlene conta que o produtor poderá acessar as informações de sua auditoria e acompanhar as providências e os respectivos prazos. “Para as estaduais, os dados digitalizados também ampliam as possibilidades de geração de indicadores”, destaca a coordenadora socioambiental da Ampa.

Transformação digital

O aplicativo é uma das entregas do Siga, plataforma estruturada pela Abrapa para integrar e modernizar seus sistemas. A ferramenta foi construída a partir da escuta das associações estaduais e também das certificadoras envolvidas nas auditorias.

“Essa entrega muda a forma como fazemos a gestão das certificações ABR e ABR-UBA. A ferramenta conecta as diferentes etapas, desde o planejamento e o diagnóstico pré-auditoria até a auditoria, a gestão das não conformidades e a emissão do certificado, em uma plataforma mais simples de utilizar e alinhada aos requisitos e protocolos da certificação”, afirma o CTO da Abrapa, Eberson Terra.

A expectativa é que a integração reduza etapas operacionais, amplie a confiabilidade das informações e contribua para uma gestão cada vez mais ágil e orientada por dados.