Com aumento na oferta de fretes no Brasil, auditoria é solução para zerar erros de cálculo e realizar serviços mais precisos
A oferta de fretes de cargas, no Brasil, encerrou 2021 com um aumento de 37,6% quando comparado ao ano de 2020. O motivo, segundo a 6ª edição do “Relatório FreteBras – O Transporte Rodoviário de Cargas”, é o avanço da digitalização em meio à pandemia da Covid-19, responsável por impactar de maneira positiva o segmento de transportes e logística como um todo. A tendência é que o setor cresça ainda mais, com direito a drones, caminhões autônomos, same day delivery, gestão inteligente e tecnologias para a segurança de dados.
Frente a essa realidade, e com clientes cada vez mais imediatistas visando agilidade, mas sem deixar de lado a eficiência, a qualidade e custos reduzidos, um assunto vem ganhando corpo nas empresas para garantir o equilíbrio dos custos no segmento logístico: reduzir erros humanos, bem como aumentar a lucratividade das vendas: trata-se da auditoria de fretes.
Tudo porque, de tempos em tempos, segundo o que consta em contrato, as transportadoras fazem o envio de pré-faturas para as empresas. Tais documentos são como um “espelho” da cobrança e servem para a autenticação da fatura que será enviada para posterior pagamento. O ideal é que a conferência desses espelhos seja feita à medida que eles vão sendo enviados, o que evita acúmulo de trabalho ou atrasos em contestações. E este é justamente o trabalho das auditorias de fretes.
Por ajudar os embarcadores, que são as pessoas (físicas ou jurídicas) responsáveis por contratar o frete terceirizado, a identificar as falhas de cobranças por parte das transportadoras, e em alguns casos até corrigir erros operacionais que podem causar prejuízos, tal tarefa, que tem seu ponto de atenção diretamente nos pagamentos, tem vários benefícios: checar duplicidades; se os serviços entregues estão em consonância com o que foi preliminarmente acertado em contrato; o cumprimento das tabelas e regras; o impedimento de cobranças erradas; e um controle assertivo e em tempo real do andamento de todo o trabalho.
Outra vantagem, como explica Alexandre Gonçalves Sousa, diretor de vendas e marketing da Everlog, especializada na gestão de fretes com foco na redução de custos com uso de Sistemas de Gerenciamento de Transportes (TMS), é o impedimento do pagamento indevido de tributos, bem como a perda de prazos, tendo, portanto, um maior nível de compliance fiscal.
Além disso, com a solução é possível ampliar a qualificação do transporte: “Com ela, o gestor passa a ter um controle sobre quais empresas têm melhor avaliação, elevando o nível de toda a sua cadeia logística”, informa.
Para Hessler Rossler, da área de logística da Aeroflex, referência nacional em aerossóis, a maior previsibilidade da conta de frete garantiu à empresa sistemas de informações concisos e integrados para o fluxo de caixa. Contando com os serviços de auditoria de fretes da Everlog, ele expõe como principal benefício para a eficiência da auditoria a eliminação da digitação manual dos dados dos conhecimentos e faturas recebidos nos sistemas dos embarcadores, visto que os processos manuais resultam em perda de tempo na conferência de dados e sujeitam o processo a erros e equívocos, além de prorrogarem de maneira desnecessária o prazo para pagamentos.
Por isso, não é mais uma opção – e sim uma obrigação – que empresas que lidem com fretes adotem ferramentas de auditoria, com sistemas que se comunicam diretamente, zerando as chances de erros de cálculo, presentes em empresas que ainda utilizam um método de trabalho mais tradicional e que não se abriram para o avanço tecnológico.